1. 데이터 표준화 : ERP를 올바르게 / 효율적으로 사용하기 위해서는, 데이터 표준화가 필수적으로 선행되어야 합니다.
1) 데이터 표준화가 필요한 이유
가. 같은 거래처인데 2개 이상의 거래처가 사용되고 있는 경우 ⇒ 거래처별 채권/채무 금액이 불일치 하게 됩니다.
나. 같은 품목인데 2개 이상의 품목이 사용되고 있는 경우 ⇒ 재고현황, 재고수불, BOM, 원가계산 등의 재고관리를 제대로 할 수 없습니다.
2) 데이터 표준화 대상 : 거래처정보 / 품목정보 / BOM(제조업)
위 3가지 정보가 표준화되어 있지 않아 업무상 어려움을 겪는 경우가 가장 많습니다. 따라서, 가장 우선적으로 표준화를 진행하게 되며, 상대적으로 시간도 많이 소요됩니다. 그외 계정정보, 부서정보, 프로젝트정보 등 회사의 상황에 맞게 표준화를 진행하게 됩니다
3) 표준화 과정 : 데이터 취합 -> 표준화 -> 검증
가. 회사에서 관리하는 구매, 영업, 생산 등의 데이터들을 취합합니다. 자료는 엑셀일 수도 있고, 기존에 사용하던 ERP의 데이터일 수도 있습니다.취합된 데이터를 기준으로 표준화를 진행합니다. 엑셀로 작업을 진행하다 보면 구매, 영업, 생산 부서에서 같은 거래처 또는 같은 품목인데 부서마다 다르게 사용하는 정보들이 발견됩니다. 인터뷰 등을 통해 비표준 데이터들을 표준데이터로 전환합니다. 표준화된 데이터들을 ERP에 셋팅한 후 전표입력에서부터 재무제표 산출까지의 전 과정을 검토하여 누락되었거나 추가로 수정되어야 할 데이터들을 표준화하는 검증과정을 거치게 됩니다.
나. 표준화 과정에는 회사의 일부 인원만 참여하게 되며, 참여 인원이 모든 부서의 데이터 정보를 아는 경우는 거의 없습니다.표준화 과정에 참여하지 않은 직원들은 데이터 표준화 이후에도 기존에 본인들이 사용하던 정보만 알고 있는 경우가 많습니다. 위와 같은 상황에서 ERP를 사용하는 모든 직원이 기존에 알고 있는 정보만으로도 표준화된 데이터를 사용하는데 불편함이 없도록 추가적인 데이터 가공 작업을 수행합니다.
(*) ERP 구축 규모가 어느 정도 되는 경우, PI(Process Inovation)가 선행 또는 병행되는게 일반적인데, 이 비용 또한 만만치 않습니다. 데이터 표준화 과정은 중소기업을 위한 PI가 같이 진행된다고 보시면 됩니다.
표준화 작업 사례 :
2. ERP설정 : 표준화된 데이터 및 각종 기능에 대한 셋팅이 필요합니다.
(*) ERP마다 설정 방법은 매우 다르기 때문에, 이후 내용은 이카운트 ERP를 기준으로 진행됩니다.
이카운트 ERP설정은 크게 2가지로 구분할 수 있습니다.
가. ERP 전체의 설정과 관련된 Self-Customizing
나. 재고, 회계의 설정과 관련되 기초등록
1) Self-Customizing 에서는
“사용자 추가, 권한부여, 각 입출력메뉴 양식, 소수점 자리수, 부가세액 오차범위” 등을 설정하며
2) 기초등록에서는
“거래처정보, 품목정보, 계정정보, 부서, 프로젝트” 등을 설정합니다.
이카운트 ERP의 설정 옵션은 2만가지 이상으로 알려져 있으며, 매주 업그레이드를 통해 기능이 추가되는 특성상 설정의 종류는 계속 증가될 것으로 예상됩니다.
사용자 입장에서는 모든 설정을 알 필요는 없으며, 필요한 부분만 설정하여 사용하면 됩니다.
예를 들어,
가. 전표입력시 승인이 필요한 경우 승인기능을 사용하도록 설정하고, 입력자와 승인자의 권한을 다르게 설정하여 사용합니다.
나. 발주서, 거래명세표 등을 여러 개 만들고, 각각 권한을 다르게 설정할 수 있습니다. 사용자마다 자신의 필요에 따라 양식을 만들고 권한을 부여하여 사용하면 됩니다.
3. ERP교육 : 실무이론 및 경험을 바탕으로 ERP 사용 방법 교육이 진행됩니다.
1) ERP 사용방법
가. 설정, 입력, 조회, 현황 및 장부 등 ERP에서 제공하는 각 메뉴들의 사용 방법 및 기능에 대한 교육을 진행합니다.
나. 전표입력부터 재무제표 산출까지 업무의 전체흐름을 회사의 실제 데이터를 기초로 설명합니다.
2) 실무이론 및 경험
가. 원가관리, 회계처리방법 등 실무이론을 바탕으로 ERP의 각 메뉴가 이론과 어떻게 접목되어 활용되는지 설명합니다.
나. 대기업, 상장사, 공공기관 및 많은 중소기업을 대상으로 수행한 업무경험을 바탕으로 데이터관리, 문서 관리 등 회사에 맞는 관리방법을 설명합니다.
3)ERP의 한계 설명 및 대안 제시
ERP에 대한 이해도, 기대치 등은 회사마다/사용자마다 매우 다릅니다. ERP가 강력한 도구임은 분명하지만 실시간으로 모든 정보가 산출되는 것은 아닙니다.
예를 들어, 원재료 매입단가가 자주 변동되는 경우 제품생산단가도 이 정보가 실시간으로 반영된 것을 확인하고자 하는 경우가 있습니다. 이러한 것은 커스터마이징을 통해 구현이 가능 하겠지만, 변수가 생길 경우 시스템에 반영하기 매우 어렵고 구축비용 또한 매우 높을 것으로 예상됩니다.
ERP 교육시에는 위와 같은 ERP의 한계와 이를 해결할 수 있는 대안을 제시합니다.
4. ERP관리 : 회사 자체적으로 관리할 수 있어야 합니다.
ERP 사용시 궁금한 점이 생기면 고객센터 등을 통해 해결할 수 있으나, 회사의 판단이 필요한 경우 등에 대해서는 원론적인 답변을 들을 수 밖에 없습니다. 고객센터 입장에서도 회사의 의문점에 최적의 답을 제시하기 위해서는 상황에 대한 정확한 이해가 필요한데, 짧은 시간의 통화나 질문글을 통해서는 해결하기 어려운 경우가 많습니다.
회사 입장에서는 컨설팅을 진행하면서 회사의 데이터를 직접 가공하고 검증했던 컨설턴트와 지속적으로 교류하면서 자체 관리 가능한 수준에 도달하는 것이 가장 효율적일 것으로 판단됩니다.
